Comment déposer une plainte ?

Cette page contient des informations sur

• les types de plaintes sur lesquelles notre bureau peut enquêter
• Que faire en cas de plainte ?
• Comment déposer une plainte auprès du commissaire
• Ce à quoi vous pouvez vous attendre après avoir déposé une plainte

Types de plaintes

L'OIPC enquête sur deux types de plaintes.

1. Plaintes relatives à la protection de la vie privée

Une plainte relative à la protection de la vie privée peut être déposée lorsque vous êtes préoccupé par la manière dont un "organisme public" ou une "organisation" du secteur privé a traité vos informations personnelles. Les plaintes relatives à la protection de la vie privée peuvent porter sur les points suivants

• la collecte non autorisée de vos informations personnelles
• l'utilisation non autorisée de vos informations personnelles
• la divulgation non autorisée de vos informations personnelles
• Sécurité insuffisante de vos informations personnelles ; ou
• le refus de corriger ou d'annoter les dossiers contenant vos informations personnelles.

2. Plaintes relatives à l'accès

Les plaintes en matière d'accès peuvent être déposées lorsque vous êtes préoccupé par un acte ou une absence d'acte de la part d'un organisme public ou d'une organisation en rapport avec votre demande d'accès. Les plaintes en matière d'accès sont différentes d'une demande d'examen de la réponse d'un organisme public ou d'une organisation à une demande de documents. Les plaintes en matière d'accès peuvent porter sur les points suivants

• L'absence d'effort raisonnable pour vous aider ;
• Une recherche inadéquate de documents en réponse à votre demande de documents ;
• une évaluation inappropriée des frais ;
• le refus de renoncer à une redevance ; ou
• une prolongation non autorisée du délai de réponse de l'organisme public ou de l'organisation à votre demande d'accès.

Il n'y a pas de frais pour déposer une plainte auprès du bureau du commissaire.

Que faire en cas de plainte ?

1. La première étape consiste à tenter de résoudre votre plainte directement avec l'organisme public ou l'organisation. Soumettez votre plainte par écrit directement à l'organisme public ou au responsable de la protection de la vie privée de l'organisation. Fournissez autant de détails que possible afin de les aider à comprendre la nature de votre plainte. Demandez à l'organisme public ou à l'organisation d'expliquer ce qui l'autorise légalement à faire ce qu'il a fait.
2. Donnez à l'organisme public ou à l'organisation au moins 30 jours ouvrables pour répondre. En règle générale, nous n'acceptons pas les plaintes tant que vous n'avez pas attendu au moins 30 jours ouvrables pour obtenir une réponse. Conservez des copies de votre correspondance avec l'organisme public ou l'organisation, car nous aurons besoin de les consulter.
3. Si, au bout de 30 jours ouvrables, vous n'avez pas reçu de réponse de l'organisme public ou de l'organisation, vous pouvez déposer une plainte auprès de notre bureau.
4. Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont l'organisme public ou l'organisation a traité votre plainte, vous pouvez déposer une plainte auprès de notre bureau.

Comment déposer une plainte auprès du Commissariat

Si vous avez tenté de résoudre votre plainte directement avec un organisme public ou une organisation et que vous n'êtes pas satisfait de la résolution, ou si l'organisme public ou l'organisation n'a pas répondu à votre plainte, vous pouvez déposer une plainte auprès du bureau du commissaire. Le dépôt d'une plainte auprès du commissaire est gratuit.

Pour déposer une plainte auprès du commissaire

1. Déposez votre plainte par écrit. Vous pouvez utiliser nos formulaires ou nous écrire une lettre ou un courriel expliquant de manière concise les détails de votre cas. Joignez à votre plainte les documents énumérés ci-dessous. Si vous n'êtes pas en mesure de déposer une plainte écrite et que vous avez besoin d'un hébergement, veuillez nous appeler au (250) 387-5629. Les numéros de téléphone sont également disponibles sur notre page web " Nous contacter".
2. Lorsque vous déposez une plainte auprès de notre bureau, soyez précis sur ce qui s'est passé et sur ce qui vous préoccupe. Si vous faites des allégations générales, le traitement de votre plainte peut être retardé jusqu'à ce que nous vous contactions pour obtenir des éclaircissements.
3. Lorsque vous déposez une plainte relative à la protection de la vie privée, envoyez-nous les documents suivants :

• Les documents à l'appui de votre plainte ;
• Une copie de votre plainte écrite adressée à l'organisme public ou à l'organisation ;
• Une copie de la réponse de l'organisme public ou de l'organisation (s'il y en a une) ; et
• Toute autre correspondance avec l'organisme public ou l'organisation au sujet de votre plainte.

4. Si vous déposez une plainte relative à l'accès, envoyez les documents suivants :

• Une copie de votre demande originale de documents ;
• Une copie de la réponse de l'organisme public ou de l'organisation (s'il y en a une) ; et
• Une copie de la correspondance avec l'organisme public ou l'organisation documentant vos tentatives de résolution de la plainte.

À quoi s'attendre

Notre équipe chargée de l'examen des dossiers examinera votre plainte et la documentation correspondante conformément à nos politiques et critères afin de déterminer si un dossier de plainte doit être ouvert. Si nous refusons d'enquêter sur votre plainte, vous recevrez une lettre expliquant les raisons de ce refus.

Si votre plainte est acceptée, vous recevrez une lettre de notification à cet effet. Veuillez noter que votre nom et vos coordonnées, ainsi qu'une copie de votre plainte, seront communiqués à l'organisme public ou à l'organisation qui fait l'objet de votre plainte. Votre dossier peut être confié à un agent chargé de l'examen des cas s'il apparaît qu'il existe une possibilité de résoudre votre plainte sans délai. Dans le cas contraire, votre dossier sera mis en file d'attente pour être confié à un enquêteur. En raison du volume élevé de demandes et de plaintes reçues par notre bureau, il peut s'écouler un certain temps avant que votre dossier ne soit confié à un enquêteur. Lorsqu'un enquêteur commencera à travailler sur votre dossier, vous recevrez par courrier une notification indiquant que le dossier a été attribué, avec le nom et les coordonnées de l'enquêteur.

Si vous souhaitez que d'autres informations soient incluses dans le dossier, veuillez nous les envoyer en mentionnant le numéro de dossier de l'OIPC. Ces informations seront ajoutées à votre dossier.

L'enquêteur examinera votre plainte et, après avoir examiné les preuves et la loi, formulera une conclusion qui pourra indiquer si l'organisme public ou l'organisation a respecté ou non la législation. Dans certains cas, l'enquêteur peut être en mesure de résoudre votre plainte par la médiation. Dans certaines circonstances, l'OIPC peut considérer qu'une affaire est résolue et refuser de poursuivre l'enquête.

Le Commissariat à l'information et à la protection de la vie privée veille à ce que la législation relative à la protection de la vie privée et à l'accès à l'information soit correctement appliquée en fonction des circonstances. Notre approche de la résolution des litiges entre les particuliers et les organismes publics ou les organisations est corrective. En d'autres termes, nous essayons d'aider les organismes publics et les organisations à se conformer à la loi plutôt que de les punir. Nous n'accordons pas de dommages-intérêts et n'imposons pas de sanctions comme le fait un tribunal.

Si vous souhaitez connaître l'état d'avancement de votre dossier de plainte avant qu'il ne soit confié à un enquêteur, veuillez appeler l'agent chargé de l'examen des dossiers qui a signé la lettre d'avis.

Pour plus d'informations sur la procédure de plainte, consultez la section Document d'orientation de notre site web.