Suggerimenti e trucchi fuori dall'ufficio

Non è sempre possibile portare a termine tutto il lavoro in otto ore. A volte è inevitabile portare il lavoro a casa. Tuttavia, ogni volta che si accede a informazioni personali al di fuori dell'ufficio, aumenta il rischio che queste vengano perse o compromesse. Gli enti pubblici e le organizzazioni private devono tenere al sicuro i documenti cartacei ed elettronici, come previsto dal Freedom of Information and Protection of Privacy Act ("FIPPA") e dal Personal Information Protection Act ("PIPA").

Se viaggiate in autobus o in aereo, lavorate da casa o da una postazione remota e utilizzate un computer portatile, una chiavetta USB, uno smartphone o un tablet per accedere a informazioni personali al di fuori dell'ufficio, ecco alcuni accorgimenti di buon senso per salvaguardare i dati.

Portare i documenti fuori dall'ufficio

Ci sono diversi accorgimenti che si possono adottare per proteggere le informazioni personali che vengono portate fuori dall'ufficio:

• Chiedersi se è veramente necessario rimuovere le informazioni personali dall'ufficio.
• Prendere il minor numero di informazioni personali necessarie e lasciare il resto.
• Verificare se è necessaria l'approvazione della direzione prima di rimuovere i documenti dall'ufficio. L'organizzazione dovrebbe disporre di un foglio di firma che includa il vostro nome, una descrizione dei documenti, le date in cui sono stati rimossi e il nome del manager che ha approvato la rimozione.
• Crittografare tutti i dispositivi elettronici che memorizzano informazioni personali. Ciò include, ma non si limita a, computer di casa, chiavette USB, computer portatili e smartphone.
• Non utilizzate la vostra e-mail personale come mezzo per trasferire documenti contenenti informazioni personali per scopi lavorativi. (Per una guida più dettagliata, consultare il documento dell'OIPC " Use of Personal Email Accounts for Public Business ").

Lavorare in remoto con informazioni personali

• Utilizzate la VPN (Virtual Private Network) della vostra organizzazione, se disponibile, per inviare e ricevere dati in modo più sicuro.
• Disattivate o spegnete il vostro computer portatile o di casa quando non lo utilizzate.
• Quando si utilizza un computer portatile, uno smartphone o un altro dispositivo fuori dall'ufficio, è bene conoscere le linee guida dell'organizzazione in materia di Bring Your Own Device.
• Impostate la disattivazione automatica dopo un breve periodo di inattività.
• Non condividete con altre persone, compresi familiari e amici, un computer portatile utilizzato per lavorare con informazioni personali.
• Quando i documenti non vengono utilizzati, conservateli in uno schedario o in un cassetto della scrivania chiuso a chiave, a cui potete accedere solo voi.
• Evitate di inviare le informazioni personali di clienti, dipendenti o cittadini via e-mail o fax da luoghi pubblici.
• Se utilizzate il vostro dispositivo per motivi di lavoro, assicuratevi di aver compreso e seguito la politica BYOD (bring your own device) della vostra organizzazione.
• In caso di furto o smarrimento di informazioni personali, informate immediatamente il vostro supervisore e la persona responsabile della conformità alla privacy della vostra organizzazione o ente pubblico, sporgete denuncia alla polizia e informate l'Office of the Information and Privacy Commissioner. L'organizzazione o l'ente pubblico dovrebbe prendere in considerazione la possibilità di informare le persone le cui informazioni personali sono state rubate o smarrite, comunicando loro il tipo di informazioni che sono state compromesse e le misure che si stanno adottando per recuperarle.

Perulteriori suggerimenti, consultate i nostri documenti di orientamento sulla protezione delle informazioni personali fuori dall'ufficio e il foglio informativo sul programma "Bring Your Own Device".