Come posso presentare un reclamo?

Questa pagina contiene informazioni su:

• I tipi di reclami che il nostro ufficio può esaminare
• Cosa fare in caso di reclamo
• Come presentare un reclamo al Commissario
• Cosa aspettarsi dopo aver presentato un reclamo

Tipi di reclami

L'OIPC esamina due tipi di reclami.

1. Reclami sulla privacy

Un reclamo sulla privacy può essere presentato quando si hanno dubbi sul modo in cui un "ente pubblico" o un'"organizzazione" del settore privato ha trattato o elaborato le vostre informazioni personali. I reclami sulla privacy possono riguardare

• Raccolta non autorizzata dei vostri dati personali,
• uso non autorizzato dei vostri dati personali
• divulgazione non autorizzata delle informazioni personali,
• sicurezza inadeguata delle informazioni personali; oppure
• Rifiuto di correggere o annotare i registri contenenti i vostri dati personali.

2. Reclami di accesso

I reclami per l'accesso possono essere presentati quando si è preoccupati per un atto o un'omissione da parte di un ente pubblico o di un'organizzazione in relazione alla propria richiesta di accesso. I reclami di accesso sono diversi da una richiesta di revisione della risposta di un ente pubblico o di un'organizzazione a una richiesta di documenti. I reclami per l'accesso possono includere

• Il mancato compimento di uno sforzo ragionevole per assistervi;
• Una ricerca inadeguata di documenti in risposta alla richiesta di documenti;
• Una tassa inappropriata;
• Il rifiuto di rinunciare a una tariffa stabilita; oppure
• un'estensione non autorizzata del tempo impiegato dall'ente pubblico o dall'organizzazione per rispondere alla vostra richiesta di accesso.

Non è previsto alcun costo per la presentazione di un reclamo all'ufficio del Commissario.

Cosa fare in caso di reclamo

1. Il primo passo è cercare di risolvere il reclamo direttamente con l'ente pubblico o l'organizzazione. Presentate il vostro reclamo per iscritto direttamente all'ente pubblico o al responsabile della privacy di un'organizzazione. Fornite tutti i dettagli possibili per aiutarli a capire la natura del vostro reclamo. Chiedete all'ente pubblico o all'organizzazione di spiegare la loro autorità legale per fare ciò che hanno fatto.
2. Date all'ente pubblico o all'organizzazione almeno 30 giorni lavorativi per rispondere. In genere non accettiamo reclami finché non si attende una risposta per almeno 30 giorni lavorativi. Conservate le copie della vostra corrispondenza con l'ente pubblico o l'organizzazione, perché avremo bisogno di vederle.
3. Se dopo 30 giorni lavorativi non avete ricevuto risposta dall'ente pubblico o dall'organizzazione, potete presentare un reclamo al nostro ufficio.
4. In alternativa, se non siete soddisfatti del modo in cui l'ente pubblico o l'organizzazione ha affrontato il vostro reclamo, potete presentare un reclamo al nostro ufficio.

Come presentare un reclamo all'Ufficio del Commissario

Se avete cercato di risolvere il vostro reclamo direttamente con un ente pubblico o un'organizzazione e non siete soddisfatti della risoluzione, o se l'ente non ha risposto al vostro reclamo, potete presentare un reclamo all'Ufficio del Commissario. Non è previsto alcun costo per la presentazione di un reclamo al Commissario.

Per presentare un reclamo al Commissario

1. Scrivete il vostro reclamo per iscritto. Potete utilizzare i nostri moduli o scrivere una lettera o un'e-mail che spieghi in modo conciso i dettagli del vostro caso. Allegate al reclamo la documentazione elencata di seguito. Se non siete in grado di presentare un reclamo scritto e avete bisogno di una sistemazione, chiamateci al numero (250) 387-5629. I numeri di telefono sono disponibili anche sulla pagina web Contatti.
2. Quando presentate un reclamo al nostro ufficio, siate specifici su quanto è accaduto e su quali sono le vostre preoccupazioni. Se si fanno affermazioni ampie o generiche, l'elaborazione del reclamo potrebbe essere ritardata mentre ci si mette in contatto con l'utente per ottenere chiarimenti.
3. Quando presentate un reclamo sulla privacy, inviateci i seguenti documenti:

• Documentazione a sostegno del reclamo;
• Una copia del reclamo scritto presentato all'ente pubblico o all'organizzazione;
• una copia della risposta dell'ente pubblico o dell'organizzazione (se esiste); e
• Qualsiasi altra corrispondenza con l'ente pubblico o l'organizzazione in merito al vostro reclamo.

4. Se state presentando un reclamo relativo all'accesso, inviate la seguente documentazione:

• Una copia della richiesta originale di documenti;
• Una copia della risposta dell'ente pubblico o dell'organizzazione (se esiste); e
• Copie della corrispondenza con l'ente pubblico o l'organizzazione che documentano i tentativi di risolvere il reclamo.

Cosa aspettarsi

Il nostro team di revisione dei casi esaminerà il reclamo e la documentazione in base alle nostre politiche e ai nostri criteri per determinare se verrà aperto un fascicolo di reclamo. Se rifiutiamo di indagare sul vostro reclamo, riceverete una lettera che vi spiegherà perché non stiamo indagando.

Se il vostro reclamo viene accettato, riceverete una lettera di notifica in tal senso. Il vostro nome e le informazioni di contatto, così come una copia del vostro reclamo, saranno condivisi con l'ente pubblico o l'organizzazione per cui avete presentato il reclamo. La vostra pratica potrà essere assegnata a un funzionario addetto al riesame del caso se sembra che ci sia la possibilità di risolvere il vostro reclamo senza ritardi. In caso contrario, la pratica verrà messa in coda per essere assegnata a un investigatore. A causa dell'elevato volume di richieste e reclami ricevuti dal nostro ufficio, potrebbe passare del tempo prima che il vostro fascicolo venga assegnato a un investigatore. Quando un investigatore inizierà a lavorare sul vostro fascicolo, riceverete per posta la notifica dell'assegnazione del fascicolo, con il nome e le informazioni di contatto dell'investigatore.

Se desiderate che il vostro fascicolo contenga altre informazioni, inviatecele facendo riferimento al numero di fascicolo dell'OIPC. Queste informazioni saranno aggiunte al vostro fascicolo.

L'investigatore indagherà sul vostro reclamo e, dopo aver considerato le prove e la legge, formulerà una conclusione, che potrà indicare se l'ente pubblico o l'organizzazione ha rispettato o meno la legislazione. In alcuni casi, l'investigatore può essere in grado di mediare una risoluzione del reclamo. In alcune circostanze, l'OIPC può considerare risolta la questione e rifiutare di proseguire l'indagine.

L'Ufficio del Commissario per l'informazione e la privacy garantisce che la legislazione sulla privacy e sull'accesso sia applicata correttamente alle circostanze. Il nostro approccio alla risoluzione delle controversie tra individui ed enti o organizzazioni pubbliche è di tipo correttivo. In altre parole, cerchiamo di aiutare gli enti e le organizzazioni pubbliche a rispettare la legge piuttosto che punirli. Non concediamo risarcimenti o sanzioni come fa un tribunale.

Se desiderate conoscere lo stato della vostra pratica di reclamo prima che sia stata assegnata a un investigatore, chiamate il funzionario addetto alla revisione dei casi che ha firmato la lettera di notifica.

Per ulteriori informazioni sulla procedura di reclamo, consultate la sezione Documento di orientamento del nostro sito web.