Trucos y consejos para salir de la oficina

No siempre es posible terminar todo el trabajo en ocho horas. A veces es inevitable llevarse trabajo a casa. Pero siempre que se accede a información personal fuera de la oficina aumenta el riesgo de que se pierda o se vea comprometida. Los organismos públicos y las organizaciones privadas deben mantener seguros los registros electrónicos y en papel, tal como exigen la Ley de Libertad de Información y Protección de la Intimidad ("FIPPA") y la Ley de Protección de la Información Personal ("PIPA").

Tanto si viaja en autobús o en avión, como si trabaja desde casa o desde un lugar remoto y utiliza un ordenador portátil, una memoria USB, un smartphone o una tableta para acceder a información personal fuera de la oficina, he aquí algunas medidas de sentido común para ayudar a salvaguardar los datos.

Sacar los archivos de la oficina

Hay varias cosas que puedes hacer para proteger la información personal que sacas de la oficina:

• Pregúntate si es realmente necesario sacar información personal de la oficina.
• Llévese la menor cantidad de información personal que necesite y deje el resto.
• Compruebe si necesita la aprobación de la dirección antes de retirar documentos de la oficina. Su organización debe tener una hoja de salida que incluya su nombre, una descripción de los registros, las fechas en que se retiraron y el nombre del responsable que aprobó su retirada.
• Cifre cualquier dispositivo electrónico que almacene información personal. Esto incluye, entre otros, los ordenadores domésticos, las memorias USB, los ordenadores portátiles y los teléfonos inteligentes.
• No utilice su correo electrónico personal como medio para transferir registros que contengan información personal con fines laborales. (Consulte el documento Uso de cuentas de correo electrónico personales para asuntos públicos de la OIPC para obtener orientaciones más detalladas).

Trabajar a distancia con información personal

• Utilice la VPN (Red Privada Virtual) de su organización, si dispone de ella, para enviar y recibir datos de forma más segura.
• Desconecte o apague su ordenador portátil o doméstico cuando no lo esté utilizando.
• Ten en cuenta las directrices de tu organización sobre el uso de dispositivos propios cuando utilices tu propio portátil, smartphone u otro dispositivo fuera de la oficina.
• Configura el cierre de sesión automático para que se ejecute tras un breve periodo de inactividad.
• No compartas un portátil utilizado para trabajar con información personal con otras personas, incluidos familiares y amigos.
• Cuando no se utilicen los archivos, guárdelos en un archivador o cajón de escritorio cerrado con llave al que sólo usted pueda acceder.
• Evite enviar información personal de clientes, empleados o ciudadanos por correo electrónico o fax desde lugares públicos.
• Si utilizas tu propio dispositivo para trabajar, asegúrate de que conoces y sigues la política BYOD (trae tu propio dispositivo) de tu organización.
• Si le roban o pierde información personal, notifíquelo inmediatamente a su supervisor y a la persona responsable del cumplimiento de la privacidad en su organización u organismo público, presente una denuncia policial y notifíquelo a la Oficina del Comisionado de Información y Privacidad. Su organización u organismo público debe considerar la posibilidad de notificar a las personas cuya información personal ha sido robada o se ha perdido, indicándoles el tipo de información que se ha visto comprometida y las medidas que se están tomando para recuperarla.

Consulte nuestros documentos de orientación Proteger la información personal fuera de la oficina y Hoja de consejos sobre el programa Traiga su propio dispositivo para obtenermás sugerencias.