Tipps und Tricks für die Arbeit außerhalb des Büros

Es ist nicht immer möglich, die gesamte Arbeit in acht Stunden zu erledigen. Manchmal ist es unvermeidlich, Arbeit mit nach Hause zu nehmen. Aber immer dann, wenn außerhalb des Büros auf persönliche Informationen zugegriffen wird, besteht ein erhöhtes Risiko, dass diese verloren gehen oder gefährdet werden. Öffentliche Einrichtungen und private Organisationen müssen Papier- und elektronische Unterlagen sicher aufbewahren, wie es das Gesetz über Informationsfreiheit und Schutz der Privatsphäre (Freedom of Information and Protection of Privacy Act - FIPPA) und das Gesetz zum Schutz persönlicher Daten (Personal Information Protection Act - PIPA) vorschreiben.

Unabhängig davon, ob Sie mit dem Bus oder dem Flugzeug reisen, von zu Hause aus oder von einem entfernten Standort aus arbeiten und einen Laptop, einen USB-Stick, ein Smartphone oder ein Tablet verwenden, um außerhalb des Büros auf personenbezogene Daten zuzugreifen, finden Sie hier einige vernünftige Schritte, die zum Schutz der Daten beitragen.

Mitnahme von Unterlagen aus dem Büro

Es gibt eine Reihe von Dingen, die Sie tun können, um personenbezogene Daten zu schützen, die Sie aus dem Büro mitnehmen:

• Fragen Sie sich, ob es wirklich notwendig ist, personenbezogene Daten aus dem Büro zu entfernen.
• Nehmen Sie nur so viele personenbezogene Daten mit, wie Sie benötigen, und lassen Sie den Rest zurück.
• Prüfen Sie, ob Sie die Genehmigung der Geschäftsleitung benötigen, bevor Sie Unterlagen aus dem Büro entfernen. In Ihrem Unternehmen sollte es ein Abmeldeformular geben, das Ihren Namen, eine Beschreibung der Unterlagen, das Datum, an dem die Unterlagen entfernt wurden, und den Namen des Vorgesetzten, der die Entfernung genehmigt hat, enthält.
• Verschlüsseln Sie alle elektronischen Geräte, auf denen persönliche Daten gespeichert sind. Dies gilt unter anderem für Heimcomputer, USB-Sticks, Laptops und Smartphones.
• Verwenden Sie Ihre persönliche E-Mail nicht als Mittel zur Übertragung von Datensätzen mit persönlichen Informationen zu Arbeitszwecken. (Ausführlichere Hinweise finden Sie im Dokument des OIPC über die Verwendung persönlicher E-Mail-Konten für öffentliche Angelegenheiten ).

Arbeiten Sie aus der Ferne mit persönlichen Informationen

• Verwenden Sie das VPN (Virtual Private Network) Ihrer Organisation, falls vorhanden, um Daten sicherer zu senden und zu empfangen.
• Melden Sie Ihren Laptop oder Heimcomputer ab oder fahren Sie ihn herunter, wenn Sie ihn nicht benutzen.
• Beachten Sie die Bring Your Own Device-Richtlinien Ihres Unternehmens, wenn Sie Ihren eigenen Laptop, Ihr Smartphone oder ein anderes Gerät außerhalb des Büros verwenden.
• Stellen Sie die automatische Abmeldung so ein, dass sie nach einer kurzen Zeit des Nichtgebrauchs erfolgt.
• Teilen Sie einen Laptop, der für die Arbeit mit persönlichen Daten verwendet wird, nicht mit anderen Personen, einschließlich Familienmitgliedern und Freunden.
• Bewahren Sie Unterlagen, die nicht benutzt werden, in einem verschlossenen Aktenschrank oder einer Schreibtischschublade auf, auf die nur Sie Zugriff haben.
• Vermeiden Sie es, persönliche Daten von Kunden, Mitarbeitern oder Bürgern per E-Mail oder Fax von öffentlichen Orten aus zu versenden.
• Wenn Sie Ihr eigenes Gerät für Arbeitszwecke verwenden, vergewissern Sie sich, dass Sie die BYOD-Richtlinie (Bring your own device) Ihres Unternehmens kennen und befolgen.
• Wenn personenbezogene Daten gestohlen werden oder verloren gehen, benachrichtigen Sie sofort Ihren Vorgesetzten und die Person, die in Ihrer Organisation oder öffentlichen Einrichtung für die Einhaltung des Datenschutzes zuständig ist, erstatten Sie Anzeige bei der Polizei und benachrichtigen Sie das Office of the Information and Privacy Commissioner. Ihre Organisation oder öffentliche Einrichtung sollte in Erwägung ziehen, die Personen, deren personenbezogene Daten gestohlen wurden oder verloren gegangen sind, zu benachrichtigen und ihnen mitzuteilen, welche Art von Daten kompromittiert wurden und welche Schritte unternommen werden, um sie wiederherzustellen.

Weitere Vorschläge finden Sie in unseren Leitfäden zum Schutz personenbezogener Daten außerhalb des Büros und in unserem Tippblatt zum Programm "Bring Your Own Device".